オンライン会議をもっと楽しく、カラフルに【株式会社ソフィア×innovation team dot】

4月28日、innovation team dotと株式会社ソフィアが共同で、「うまくいくオンラインミーティングの進め方を考えよう～ブレスト会議編～」が行われました。

■オンライン会議に“グラレコ”は有効か？

このイベントは、コロナウイルスの影響で急速に拡大したオンラインツールを用いた会議において、不満点を解消し、オンライン会議の可能性の追求が目的。オンライン会議ツールZOOM（以下ZOOM）を用いて開催されました。

 まずは株式会社ソフィア・ 幾田さんが、オンライン会議の需要が拡大していること、オンライン会議は、対面のコミュニケーションと違い、相手に話が伝わっているか分かりづらい面や、相手の意図をくみ取りづらい部分があると説明。

聴き手がうなずきや表情を意識するだけでもコミュニケーションが取りやすくなること。進行役が積極的に場を回すことで、オンラインであっても会議がスムーズに実施できることを紹介しました。

また、オンラインに限らず会議を活性化させるには①参加者の"参加度"を高めること、②情報の"共有度"を高めることが必要だ、ということも解説。 

それら"参加度"・"共有度"を上げるため有効とされている手法が“グラフィックレコーディング”（以下 グラレコ）。イラストを用いてリアルタイムで会議をまとめ、振り返りやすくするものです。またグラレコが存在することでクッションとなるため意見が表明しやすくなり、イラスト自体も丁寧につくりこまれているためアートとしての美しさ・楽しさも兼ねそろえています。

今回のイベントでは、グラレコがオンラインでも有効なのか？ を検証していく目的があるとのこと。会議のの流れをまとめられるか？ 終わった後、理解を深める手助けになるか？ イラストをしっかりと描くことができるか？ などを、ZOOMで会話しつつ、オンラインペイントツールmiro（以下 miro）を平行利用して検証していきました。

■グラレコ×オンラインブレスト会議 ～10万円をどう使う？～

イベントのねらいも共有されたところで、今回のテーマが発表。テーマは“10万円で在宅勤務を豊かに”というもの。政府から支給される10万円でどのように勤務状況を改善。向上させていくか？ をフセンに書き、アイデアの多様性から質を高めるブレスト会議で考えていきます。

さっそく、ガチャピングループ・ムックグループという2グループに分かれ、それぞれでブレスト会議。慣れないオンラインブレストということもあり、最初はぎこちなさが目立ちましたが、徐々にアイデアが貼り付けられていきます。

会議中でもお互いのグループ・メンバーの内容をを見られるのがmiroの良いところ。2グループに共通していたのは「テーブル周りをクリエイティブなもので囲む」「ヘッドホンやデスク・椅子を整備したい」といった勤務環境を整えるといったアイデアでした。突然の在宅勤務で環境が整っていないのは、みなさん同じ悩みのようです……。「ダンベルを買う」など運動不足解消も共通の課題といえるでしょう。

アイデアが生まれmiroに貼られていく間にも、グラレコチームはツールを使いこなし、製作を進めていきます。画面の中で、スピーディーに会議が描き起こされている様子は圧巻の一言。通常なら遠くて見えない作業も、miroなら細かく見学できます。グラレコチームは流れを書き留めるだけでなく、似たような内容の場合はフセンを動かしまとめ、線の色を変えたり、繋いだり。イベント中にはグラレコチームの動きがアイデア出しの手助けになる、といった場面もありました。

（miro内には練習スペースも。慣れない人でも安心です。）

やがて、それぞれのグループが優れたアイデアに投票し、代表案を決定、発表されていきます。ガチャピングループは「家にハンモックを購入する」というアイデア。ハンモックのほかにはない優越感で生活や業務のモチベーションを向上させるだけでなく、休息の質も上げようという作戦。

一方ムックグループは「自宅で朝日を浴び森林浴をする」というアイデアを深めサービスの段階にまで落とし込んでいました。

アイデアの感想シェアの時間では、それぞれのグループを見渡し、どうやらアイデアには共通している点があるのでは？ といった考察が。

共通しているのは“自分への投資”という側面。例えば、勤務環境を整える、といったアイデアも作業の効率化や学びを深める集中に繋がります。ハンモックや運動器具を買うなどもモチベーションの向上に貢献。お取り寄せグルメを買ってオンラインでできた知り合いに配る、という独特な案も社会への貢献を通じ、自らの気持ちを高めています。

何もかもはじめての緊急事態のなかでは、いかに希望をもって前向きにお金を使うか？という意識が大切なことなのかもしれません。

■グラレコと会議　オンラインだから、一緒になれる

 イベントも終わりに近づき、全体の感想シェアの時間。参加者はそれぞれ「関係性を気にすることなく意見を出せた」「グラレコが良く見えたので内容をつかみやすかった」など感想をシェアしていきます。オンライン会議でもグラレコはかわらず、会議を促進する有効な手法のようです。慣れないオンライン会議でも内容の振り返り・理解が楽になるのであれば、なおさらストレスの低減や業務効率化などが期待できそうです。

なかでも興味深かった感想が「リアルなイベントよりグラレコを近くに感じられた」というもの。ふだんの会議ではブレストはブレストの、グラレコはグラレコの、と2つのホワイトボードを使うため物理的に分かれてしまい、一体感を感じにくかったという欠点があったそう。しかし今回のmiroを使った場合、「ブレストもグラレコも同じボードで行われるため、一体感をとても強く感じられた」というのです。また「グラレコチームの楽しそうな雰囲気、声や描くようすから伝わってきて、いつもより楽しく有意義に会議ができた」とのことでした。

（グラレコチームによるまとめ。オンラインなら画像をすぐに保存できる）

一方でmiroが使いにくかった、オンラインツールを平行利用するためネット環境の整備が必要、スクリーンが狭い、など浮き彫りになった欠点も。しかし欠点が判明すれば、冒頭の心得のように事前に注意を促すことができます。

これから普及し、使っていかなければならないであろう、オンライン会議。グラレコだけでなく、内容を深める様々な工夫を考え続ける必要がありそうです。

(取材・文　タカハシコウキ)　（この取材はZOOM・miroを用いて、オンラインで行われたものです。）